Solusi Kegiatan Bisnis Elektronik

Dalam orientasi sistem, semua unsur-unsur dari suatu masalah saling berhubungan satu sama lain. Sebagai konsekuensinya, pendekatan sistem harus mempertimbangkan masing-masing langkah untuk pengaruh dan umpan balik dari dan atas semua  langkah yang lain.

1. Pendefinisian Masalah. Masalah adalah suatu kondisi dasar  penyebab tidak tercapainya  hasil yang diinginkan. Kesempatan adalah suatu kondisi dasar yang menyediakan potensi untuk mendapatkan hasil yang diinginkan. Tugas pokok pada langkah ini adalah untuk memisahkan gejala - tanda adanya suatu masalah - dari permasalahan yang sebenarnya.
2. Mengembangkan Alternatif Solusi. Adalah benar bahwa setiap masalah atau kesempatan mempunyai lebih dari satu tindakan yang efektif. Sebagai seorang penyelesai masalah yang baik, kita harus menghindari adanya kecenderungan untuk melakukan  solusi yang yang paling cepat terfikirkan. Dalam praktek manajemen, lebih baik membuat  beberapa alternatif dan kemudian lakukan pemilihan atas dasar kriteria penilaian yang tergambar dengan jelas.
3. Memilih Solusi. Berdasarkan kriteria penilaian yang ditentukan adalah mudah untuk membandingkan alternatif satu dengan alternatif lainnya. Pemilihan adalah langkah sangat penting karena disini harus ada komitmen penuh dari perusahaan terhadap alternatif yang dipilih, sebelum sumber daya organisasi  digunakan untuk memecahkan masalah tersebut.
4. Merancang Solusi. Dari alternatif Solusi yang terpilih untuk menyelesaikan suatu masalah, dalam Sistem Informasi langkah berikutnya adalah melakukan kegiatan perancangan solusi. Pada langkah ini adalah merupakan suatu gagasan yang baik untuk bertemu dengan para  pemakai akhir (end user) bisnis dan staff teknis untuk mengembangkan spesifikasi rancangan dan rencana implementasi.
5. Menerapkan Solusi. Bila sudah siap, maka solusi tersebut harus diterapkan. Pada langkah Ini adalah suatu sangat baik untuk memonitor kegiatan implementasi secara hati-hati sedemikian  rupa sehingga dapat dilakukan penilaian terhadap solusi, rancangan dan penggunaan logistik dalam pelaksanaan secara obyektif.

Tahap Penyelidikan merupakan awal dari studi terhadap usulan solusi sistem informasi untuk memenuhi kebutuhan e-business. Fokusnya adalah untuk mencari untuk menjawab beberapa pertanyaan berikut: Apa peluang yang kita miliki, apa prioritas kita dan apakah Sistem Informasi dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan ini?

Karena proses pengembangan aplikasi adalah cukup mahal, baik dari segi waktu maupun sumber daya, tahap penyelidikan sistem dimulai dengan kegiatanStudi Kelayakan. Tujuan kegiatan studi kelayakan adalah untuk mengevaluasi alternatif sistem dan untuk mengusulkan sistem yang yang paling diinginkan dan dimungkinkan. Kelayakan ditaksir berdasarkan  empat kategori utama:

1. Kelayakan Organisatoris. Fokus pada seberapa baik suatu usulan sistem informasi akan dapat  mendukung pencapaian sasaran organisasi.
2. Kelayakan Teknis. Memastikan apakah perangkat keras dan perangkat lunak dipercaya akan mampu memenuhi kebutuhan sistem yang diusulkan untuk dikembangkan.
3. Kelayakan Operasional. Mengacu pada kemampuan dan kesediaan manajemen, karyawan, pelanggan, para penyalur, dan orang lain untuk mengoperasikan, menggunakan, dan mendukung sistem yang diusulkan tersebut.
4. Kelayakan Ekonomi. Disini terkait dengan apakah manfaat Sistem Informasi yang diusulkan apakah lebih besar dari biaya-biaya nya. Area ini terutama sekali terkait dengan aspek keuangan apakah perusahaan mampu membayar untuk pengembangan sistem.

Tujuan kegiatan Analisis Sistem adalah untuk menentukan apa yang perlu dilakukan oleh sistem. Ini adalah suatu studi yang mendalam tentang informasi fungsional yang diperlukan oleh pemakai akhir    yang akan digunakan untuk kegiatan disain. Analisa Sistem melibatkan tiga kegiatan pokok:

1. Analisa Organisasi. Suatu Sistem Informasi yang efektif hanya dapat dirancang bila disadari sepenuhnya fungsi layanan dari organisasi tersebut.  Kegiatan Analisa Sistem dimulai dengan analisa yang seksama terhadap organisasi, struktur manajemen, orang-orang yang terkait, aktivitas bisnis, lingkungan sistem dan sistim informasi yang sekarang digunakan.
2. Analisa Sistem saat ini. Jika suatu sistem telah ada, adalah sangat berguna bila  dilakukan studi untuk  menilai apakah masih dapat ditingkatkan atau harus digantikan dengan sistem yang akan diusulkan. Khususnya, dalam kegiatan analisa perlu diidentifikasi bagaimana berbagai hal saat ini dilaksanakan (misalnya pemakaian metoda penghubung pemakai=user interface) dan menentukan bagaimana mereka harus melaksanakannya  pada sistem yang akan dirancang.
3. Analisa Kebutuhan Fungsional. Kebutuhan fungsional menetapkan kemampuan sistim informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi para pemakai. Kebutuhan fungsional harus menetapkan Kebutuhan Alat penghubung Pemakai.
• Kebutuhan Proses. Analisa fungsional harus menetapkan proses yang diperlukan untuk melaksanakan semua aktivitas yang melibatkan kegiatan mengubah masukan menjadi keluaran. Sasaran adalah untuk menentukan apa yang harus dilakukan, bukan bagaimana dilaksanakan.
• Kebutuhan Penyimpanan. Data apa yang harus disimpan dan didapat kembali? Organisasi, Isi dan besar database serta prosedur untuk pemeliharaan harus ditetapkan.
• Kebutuhan Pengendalian. Apa laporan pengendalian yang  harus dibuat? Pengendalian data masukan apa yang diperlukan? Masalah ketelitian, kebenaran, keselamatan, keamanan dan kemampuan beradaptasi harus ditetapkan.

Desain sistem menetapkan bagaimana sistem akan dapat memenuhi sasaran kebutuhan informasi para pemakai akhir seperti diuraikan dalam langkah analisa sistem. Aktivitas Disain menghasilkan spesifikasi kebutuhan sistem secara fungsional. Spesifikasi ini kemudian digunakan untuk pengembangan sistem atau pengadaan komponen yang diperlukan untuk menerapkan sistem tersebut. Konsep Disain sistim berpusat pada tiga produk atau deliverables utama:

1. Desain Alat penghubung Pemakai. Aktivitas ini berpusat pada interaksi antara pemakai akhir dan sistem komputer. Di dalam e-business, para perancang sistem berkonsentrasi pada merancang format yang efisien dan menarik untuk masukan dan keluaran bagi pemakai pada tampilan intranet. Membuat prototip  sering digunakan pada langkah ini untuk melibatkan para pemakai akhir dalam mengembangkan alat penghubung yang bisa diterima.
2. Desain Data. Aktivitas ini berpusat pada perancangan struktur database dan file yang  akan digunakan oleh suatu sistem informasi yang diusulkan.  Mendisain data menghasilkan suatu kamus data, yang berisi katalog rinci tentang atribut data (object, orang-orang, tempat, peristiwa) yang harus dipelihara oleh Sistem Informasi. Kamus Data juga menetapkan hubungan antar data entitas satu sama lain, elemen data yang spesifik untuk masing-masing entitas, dan aturan integritas yang mengatur bagaimana elemen data masing-masing ditetapkan dan digunakan oleh Sistem Informasi.
3. Desain Proses. Aktivitas ini berpusat pada perancangan sumber daya perangkat lunak - program dan prosedur yang diperlukan oleh Sistem Informasi yang diusulkan.

Proses Implementasi sistem mencakup kegiatan transformasi sistem informasi yang baru ke dalam kegiatan operasional bagi para pemakai akhir. Aktivitas yang penting meliputi:

1. Pengadaan Perangkat keras, Perangkat lunak dan Jasa. Beberapa organisasi besar membeli  perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan. Terjadi peningkatan jumlah perusahaan yang membeli  perangkat keras dan perangkat lunak dari pengecer atau pabrikan peralatan yang asli.  Dalam tayangan berikut kita akan membahas topik ini secara lebih detil.
2. Pengembangan atau Modifikasi Perangkat Lunak. Beberapa perusahaan membuat sendiri perangkat lunak mereka secara in-house (didalam perusahaan). Bahkan bila perusahaan membeli paket perangkat lunak, seringkali masih perlu melakukan modifikasi (tentu saja, umumnya terdapat fleksibilitas untuk memodifikasi perangkat lunak yang ada).
3. Pengujian Sistem. Termasuk menguji pemakaian website atau kinerja aplikasi/sistem. Juga termasuk aktivitas pengujian dan debugging terhadap perangkat lunak dan pengujian perangkat keras baru.
4. Pelatihan Pemakai Akhir. Ini adalah suatu aktivitas yang sangat  penting. Ketentuan dan Sumber daya untuk pelatihan penggunaan sistem yang baru oleh pemakai akhir harus ditetapkan dan dialokasikan. Dokumentasi Sistem. Bagaimana cara menggunakan dan memelihara sistem harus disajikan dalam wujud Buku Pedoman Kerja (Manual) dan bisa ditingkatkan menjadi bantuan secara online. Sebagai tambahan, suatu catatan yang terperinci mengenai disain sistem adalah penting bila ada masalah dimasa depan, untuk memudahkan melakukan  diagnostik atau membuat perubahan. Usaha ini dapat disederhanakan melalui penggunaan peralatan CASE (Computer Aided Software Engineering).
5. Konversi Sistem. Kegiatan ini mencakup pengalihan kegiatan kepada pengunaan sistem yang baru tersebut. Ada empat metoda yang dapat digunakan seperti terlihat pada tayangan yang akan datang.

Mengelola Perubahan

Mengelola Perubahan memerlukan komitmen dan keterlibatan manajemen puncak dan merupakan suatu proses yang resmi atau perlu kegiatan disain organisasi. Suatu perubahan proses akan menimbulkan penolakan dari beberapa orang yang akan terpengaruh/terkait. Untuk dapat mengimplementasikan perubahan organisasi dengan dengan baik, manajer perlu mengindahkan aktivitas  berikut:

1. Visi Eksekutif. Perubahan strategis harus timbul sebagai  penjabaran dari  pernyataan visi manajemen puncak yang terlafalkan dengan jelas, bersih serta terkoordinasi dengan  baik.
2. Manajemen Perubahan. Adanya rencana yang menerangkan dengan jelas bagaimana cara mencapai adanya perubahan dan keuntungan-keuntungan karena adanya  perubahan serta bagaimana cara mengurangi resiko dan biaya karena adanya perubahan, terutama berhubungan dengan biaya yang terkait kepada pribadi yang takut denga adanya perubahan.
3. Pengukuran dan Penghargaan. Perubahan yang berhasil atau sukses memerlukan adanya ketentuan ukuran capaian/kinerja  pada awal kegiatan. Untuk memudahkan implementasi dan adopsi/penerimaan, manajemen perlu menyiapkan program ganti-rugi dan motivasi inovatif yang dihubungkan dengan  perubahan di dalam perilaku karyawan.
4. Desain Organisasi. Perubahan menjadi mudah jika ada suatu rencana yang jelas dan terarah dan adanya rancangan struktur organisasi, dengan gambaran area wewenang dan tanggung-jawab yang jelas.
5. Kemampuan Inti. Manajemen harus mengidentifikasikan hubungan antara organisasi dengan usulan perubahan dan menggambarkan kemampuan inti yang diperlukan untuk melengkapi perubahan itu, termasuk bagaimana cara mengembangkan atau memperoleh kemampuan yang belum yang dikuasai oleh perusahaan saat ini.
6. Mendesain kembali Pekerjaan. Bila lima area diatas secara konseptual sudah jelas, maka proses kerja kunci dapat dikenali dan didisain kembali (reengineered) untuk memenuhi kebutuhan perubahan yang diusulkan. Suatu komitmen adanya kemajuan yang berkelanjutan diperlukan untuk memastikan bahwa perubahan yang direncanakan, yang dilakukan secara dinamis, tidak akan menjadi suatu keadaan yang statis lagi di kemudian hari.