Pengelolaan Sistem Bisnis secara Elektronik

Arsitektur Aplikasi e-Business

Gambar ini memberikan suatu ikhtisar yang baik tentang saling berhubungan, saling ketergantungan, dan pengintegrasian aplikasi e-business yang merupakan komponen penting dalam keberhasilan operasi dan manajemen dari suatu perusahaan e-business. Gambar ini menampilkan suatu arsitektur aplikasi e-business, yang menggambarkan komponen aplikasi, hubungan timbal balik, dan hubungan dengan pelanggan, karyawan, mitra bisnis dan stakeholders lain dari suatu perusahaan e-business.

Tercatat ada berapa aplikasi e-business terintegrasi kedalam kelompok aplikasi Lintas Fungsi(cross-functional) dalam perusahaan seperti:

1. Perencanaan Sumber Daya Perusahaan
2. Manajemen Hubungan Pelanggan
3. Keputusan mendukung.
4. Manajemen Rantai Penyalur.
5. Manajemen Rantai Penjualan.

Perencanaan Sumber daya Perusahaan

Perencanaan sumber daya Perusahaan(ERP) adalah suatu sistem perusahaan yang bersifat lintas fungsional dan bertindak mengintegrasikan dan mengotomatiskan berbagai proses bisnis yang harus terpenuhi di dalam suatu perusahaan seperti kegiatan pabrikasi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan fungsi sumber daya manusia.

1. Perangkat lunak ERP adalah suatu kelompok modul perangkat lunak yang mendukung aktivitas bisnis  yang terlibat dalam proses/kegiatan perkantoran (back-office) yang penting .
2. ERP dikenal sebagai suatu hal yang diperlukan untuk efisiensi, ketangkasan/kematangan, dan kemampuan bereaksi secara cepat kepada pelanggan dan penyalur,  yang pada umumnya dibutuhkan oleh suatu perusahaan e-business agar  berhasil dalam dunia e-commerce yang dinamis.

Perusahaan  menemukan bahwa manfaat/nilai bisnis utama dari  menerapkan perangkat lunak ERP adalah:

1. ERP menciptakan suatu kerangka untuk mengintegrasikan dan meningkatkan sistem perkantoran (back-office )mereka yang mengakibatkan peningkatan yang berarti dalam layanan pelanggan, produksi, dan efisiensi distribusi.
2. ERP menyediakan proses bisnis lintas fungsi dan arus informasi yang penting tentang penyalur dan pelanggan yang didukung oleh sistem ERP.

Kenapa harus ERP?

1. Data online/relatime untuk seluruh fungsi dalam perusahaan
2. Standarisasi dan akurasi data
3. Mempermudah tugas manajemen sehari-hari
4. Meningkatkan efesiensi dan efektivitas organisasi lokasi sumber daya perusahaan secara optimal
5. Menghasilkan analisa dan laporan untuk perencanaan jangka panjang

Manfaat ERP:

1. Kualitas dan efesiensi. ERP menciptakan kerangka untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang menghasilkan peningkatan signifikan dalam kualitas serta efesiensi layanan pelanggan,produksi,dan  distribusi
2. Penurunan biaya. Banyak perusahaan melaporkan penurunan signifikan dalam biaya pemrosesan transaksi dan hardware,software serta karyawan pendukung TI, jika dibandingkan dengan sistem warisan yang tidak terintegrasi yang digantikan oleh sistem ERP baru mereka.
3. Pendukung keputusan. ERP menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat penting secara cepat untuk para manajer agar dapat secara signifikan meningkatkan kemampuan mereka dalam mengambil keputusan secara tepat waktu dilintas keseleruhan  perusahaan.
4. Kelincahan Perusahaan. Mengimplementasikan sistem ERP meruntuhkan banyak dinding departemen dan fungsi berbagai proses bisnis , sistem informasi, dan sumber daya informasi. Hal ini menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab manajerial,dan peran kerja yang lebih fleksibel,dan karenanya menghasilkan organisasi serta tenaga kerja yang lebih lincah dan adaptif yang dapat dengan lebih mudah memanfaatkan berbagai peluang baru bisnis.

Manajemen Hubungan Pelanggan

Manajemen Hubungan Pelanggan(CRM) adalah Suatu  aplikasi e-business lintas fungsi yang mengintegrasikan dan mengotomatisasikan berbagai proses pelayanan terhadap pelanggan  dalam kegiatan penjualan, pemasaran langsung, memproses order/pesanan dan pembukaan rekening/account, dan dukungan layanan pelanggan.

1. Sistem CRM juga menciptakan suatu kerangka IT yang mengin-tegrasikan semua  proses ini  dengan kegiatan operasi bisnis lainnya dalam suatu perusahaan.
2. Sistem CRM terdiri dari suatu  modul perangkat lunak untuk men-dukung pelaksanaan aktivitas bisnis yang ada dalam proses layanan perkantoran (front-office).
3. Perangkat Lunak CRM menyediakan peralatan yang memungkin-kan suatu perusahaan dan karyawannya untuk memberikan layan-an yang cepat, menyenangkan, ketergantungan, dan konsisten ke pelanggannya.

Keuntungan Bisnis CRM:

1. Mengizinkan suatu bisnis untuk mengidentifikasi dan mentargetkan pelanggan terbaiknya; yaitu mereka yang paling menguntungkan kepada bisnis, sehingga mereka dapat dipertahankan sebagai  pelanggan dalam jangka panjang untuk jasa yang lebih besar dan menguntungkan.
2. Memungkinkan Kustomisasi dan personalisasi produk dan jasa secara real-time berdasarkan pada kebutuhan, keinginan pelanggan, kebiasaan membeli, dan gaya hidupnya.
3. Dapat digunakan untuk menelusuri kapan pelanggan menghubungi perusahaan, dengan mengabaikan titik-kontak tersebut.
4. Memungkinkan perusahaan untuk menyediakan  pelayanan kepada pelanggan secara konsisten dan jasa atau layanan yang superior dan memberikan dukungan kepada pelanggan untuk dapat memilih titik-kontak yang diinginkannya.

Manajemen Rantai Penyalur/persediaan

Manajemen Rantai Penyalur: Pengintegrasian Praktek Manajemen dan Teknologi Informasi untuk mengopti-malkan informasi dan aliran produk   antara proses dan mitra bisnis di dalam suatu rantai persediaan.

1. SCM adalah suatu puncak sasaran strategis untuk kebanyakan perusahaan. Itu adalah suatu kebutuhan mutlak jika mereka ingin memenuhi kebutuhan dari  pelanggan e-commerce mereka: apa yang dinginkan pelanggan ingin, Kapan dan dimana keinginan itu, dengan biaya serendah mungkin.
2. Diperlukan hubungan timbal balik dengan bisnis lain untuk membuat dan menjual suatu  produk dalam suatu jaringan hubungan bisnis yang disebut rantai penyalur/persediaan.
3. Sistem e-bisnis lintas fungsi seperti rekayasa ulang manajemen rantai penyalur/persediaan dan mengefektifkan proses rantai persediaan tradisional. Permintaan akan e-commerce mendorong pabrikan untuk menggunakan intranets, extranets, dan pintu gerbang (portal) Web mereka untuk membantu rekayasa kembali hubungan mereka dengan para penyalur, distributor, dan pengecer. Sasarannya adalah untuk dengan mantap mengurangi biaya-biaya, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan siklus waktu rantai persediaan. Perangkat lunak SCM  dapat juga membantu meningkatkan koordinasi antar perusahaan yang menjadi pelaku rantai persediaan . Hasilnya pendistribusian dan jaringan distribusi antar mitra bisnis jauh lebih efektif . Semua sasaran  manajemen rantai penyalur/persediaan diarahkan pencapaian keberhasilan dan kemampuan bereaksi untuk menemui permintaan suatu perusahaan pelanggan dan kebutuhan dari mitra bisnis mereka.

Sistem Pengolahan Transaksi

Sistem Pemroses Transaksi(TPS) adalah Sistim Informasi yang meng-olah data dari peristiwa transaksi dalam bisnis. Transaksi adalah peristiwa yang terjadi sebagai bagian dari kegiatan bisnis, mencakup antara lain penjualan, pembelian, deposito, penarikan uang, pendanaan kembali, dan pembayaran. Langkah-Langkah penting dalam siklus proses transaksi meliputi:

1. Pemasukan Data. Dalam pemasukan data, data ditangkap atau dikumpulkan dengan aktivitas perekaman, pengkodean, dan mengedit.  Sebagian dari metoda ini biasanya tidak siap untuk diproses dengan komputer , pemasukan data selalu melambatkan efektivitas sistim informasi. Kecenderungan saat ini adalah kearah pemasukan data secara  lebih otomatis yang data awalnya sudah dalam format yang bisa dibaca Komputer.
2. Proses Transaksi. Beralih dari  pemasukan data secara manual, beberapa format otomasi sumber data akan  mempercepat pemasukan data :

1. Pertukaran Data secara Elektronik . Hal ini melibatkan pengiriman data transaksi bisnis secara elektronik melalui hubungan  telekomunikasi  antar komputer bermitra dagang.
2.  Dana secara Elektronik. Sistem EFT menggunakan teknologi otomasi sumber data untuk menangkap dan memproses nilai uang dan transfer rekening kredit antara Bank dan Pelaku Bisnis dan pelanggan mereka.
3. Pemeliharaan Database. Spesialis Sistem Informasi harus menyimpan arsip dan file secara akurat dan terbaru. Transaksi yang terjadi setiap hari harus dimasukkan dan di-backup.
4. Generator Dokumen dan Laporan. Sistem harus mampu mengahsilkan produk dalam bentuk informasi yang dibutuhkan oleh para Manajer seperti dokumen tindakan, dokumen informasi, dan dokumen yang dikirim kembali (turnaround).
5. Proses Permintaan Langsung.Ini adalah interaksi yang real-time terhadap database dan file secara online oleh pemakai.

Sistem Informasi Pemasaran

Pemasaran mempunyai kaitan dengan perencanaan, promosi, dan penjualan produk yang ada didalam pasar yang ada dan pengembangan produk baru serta pengembangan pasar baru untuk memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pelanggan yang ada dan (calon) pelanggan potensial. Sistim informasi Pemasaran membantu pemasar dalam memenuhi kebutuhan informasi pada area berikut ini:

1. Manajemen Penjualan. Disini Sistem Informasi membantu perencanaan, monitor, dan mendukung kinerja tenaga penjual dan penjualan produk / jasa.
2. Otomasi Tenaga Penjualan. Disini Sistem Informasi mengotomatiskan perekaman dan pelaporan aktivitas penjualan tenaga penjualan  dan komunikasi serta dukungan penjualan oleh manajer penjualan.
3. Manajemen Produk. Di sini Sistem Informasi membantu perencanaan, monitor, dan mendukung kinerja produk, lini produk, dan merek.
4. Iklan dan Promosi. Disini Sistim Informasi membantu dalam pemilih-an media dan metoda promosi serta mengendalikan dan mengevaluasi hasil kegiatan iklan dan promosi.
5. Peramalan Penjualan. Suatu Sistem Informasi dapat dengan cepat menghasilkan ramalan penjualan jangka pendek dan jangka panjang.
6. Riset Pemasaran. Peralatan dari suatu Sistem Informasi dapat mem-bantu peneliti dalam mengumpulkan dan meneliti data internal dan eksternal atas variabel pasar, kecenderungan dan pengembangannya.
7. Manajemen Pemasaran. Sistim informasi dapat membantu Manager Pemasaran mengembangkan rencana dan strategi pemasaran  berdasarkan pada sasaran perusahaan dan riset pemasaran serta data aktivitas penjualan, serta memonitor dan mendukung keseluruhan aktivitas pemasaran.

Sasaran Pemasaran

Pasar sasaran: Menjadi suatu peralatan yang penting dalam mengem-bangkan strategi promosi dan periklanan pada ‘website’ suatu perusahaan perdagangan secara elektronik. Pasar sasaran adalah suatu konsep manajemen promosi dan periklanan meliputi lima komponen sasaran.

1. Kelompok Masyarakat. Perusahaan dapat membentuk suatu Web tersendiri sebagai suatu  sarana promosi dan penyampaian iklan untuk sekelompok orang dalam masyarakat tertentu.
2. Isi. Iklan seperti billboards elektronik atau spanduk dapat ditempatkan pada berbagai halaman ‘website’, sebagai tambahan terhadap suatu  ‘homepage’ perusahaan.
3. Konteks. Iklan nampak hanya dalam Halaman web yang berkait dengan isi dari suatu produk atau jasa.
4. Demographic/Psychographic. Usaha Pemasaran  diarahkan hanya pada kelas atau jenis tertentu saja.
5. Perilaku Online. Usaha Promosi dan periklanan dapat dikhususkan untuk masing-masing kunjungan pada suatu lokasi oleh perorangan.

Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi adalah sistim informasi yang paling tua dan paling banyak digunakan dalam bisnis. Sistem ini merekam dan melaporkan transaksi bisnis dan kejadian ekonomis lainnya. Sistem akuntansi operasional menekankan pada keabsahan dan pencatatan data secara historis serta pembuatan laporan keuangan. Sistem Akuntansi Manajemen memusatkan pada perencanaan  dan pengendalian operasi bisnis. Enam tujuan sistem akuntansi yang umum meliputi:

1. Pengolahan Order/pesanan. Pengolahan pesanan adalah suatu sistem pengolahan transaksi yang penting yang melakukan perekaman dan memproses pesanan pelanggan dan dihasilkan faktur untuk pelanggan dan data yang diperlukan untuk pengendalian persediaan dan analisa barang yang akan dijual.
2. Pengendalian Persediaan. Sistem ini menelusuri dan memonitor tingkat dan perubahan persediaan. Sistem ini mungkin diprogramkan untuk memberitahu para manajer jika ambang pintu beberapa tingkat persediaan telah tercapai, untuk itu diperlukan suatu keputusan manajemen. Sistem ini  juga diperlengkapi untuk menangani informasi rutin untuk melakukan pemesanan kembali (re-order).
3. Piutang Dagang. Sistem Piutang dagang menyimpan dan memelihara arsip sejumlah pelanggan yang berhutang, dari data yang dihasilkan oleh pembelian dan pembayaran yang dilakukan pelanggan.
4. Hutang Dagang. Sistem Hutang dagang menelusuri data mengenai pembelian dan pembayaran kepada para penyalur.
5. Penggajian. Sistem Penggaji menerima dan memelihara data dari  kartu catatan waktu karyawan dan  pekerjaan lainnya untuk menghasilkan cek gaji dan dokumen lainnya seperti slip gaji, laporan daftar gaji pegawai, dan laporan analisa tenaga kerja.
6. Buku Besar. Sistem Buku besar mengkonsolidasikan data yang diterima dari piutang dagang, hutang dagang, penggajian, dan sistem infor-masi akuntansi lainnya.

Sistem Informasi Keuangan

Sistem Informasi Keuangan mendukung para manajer keuangan dalam pembuatan keputusan mengenai pembiayaan bisnis dan alokasi serta pengendalian sumber daya keuangan. Area utama  Sistem Informasi Keuangan meliputi:

1. Manajemen Uang Tunai dan Surat berharga. Sistim informasi ini mengumpulkan informasi tentang semua penerimaan kas dan pemakaiannya  dalam suatu perusahaan secara berkala atau realtime. Lebih lanjut, banyak bisnis menginvestasikan kelebihan uang tunai mereka dalam ben-tuk surat berharga jangka pendek dan pengelolaan portofolio ini dapat diatur oleh perangkat lunak sistem.
2. Anggaran Belanja Modal. Sistem Informasi membantu proses peng-anggaran belanja modal dengan membantu untuk mengevaluasi tingkat keuntungan atau profitabilitas dan dampak keuangan dari pengeluaran modal yang diusulkan.
3. Peramalan Keuangan. Paket Sistem Informasi keuangan da-lam suatu organisasi berupa berbagai paket statistik untuk membantu analisa teknik untuk melakukan peramalan secara nasional mengenai  keuangan  dan kondisi-kondisi ekonomi lokal, tingkat upah, tingkat harga, dan tingkat bunga.
4. Perencanaan Keuangan. Sistem Perencanaan keuangan menggunakan model perencanaan keuangan untuk mengeva-luasi kinerja saat ini dan proyeksinya bagi bisnis organisasi secara umum maupun masing-masing divisi atau cabang nya . Sistem ini juga membantu menentukan   kebutuhan keuangan suatu bisnis dan meneliti metoda alternatif  untuk pembiayaan.